Z dniem 25 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać unijne rozporządzenie o ochrony danych osobowych - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).

Ochrona Państwa danych osobowych, to jeden z najważniejszych aspektów naszej pracy. Poniżej przekazujemy ogólne wyjaśnienia dotyczące zasad przetwarzania Państwa danych osobowych w Lubuskiej Wojewódzkiej Komendzie Ochotniczych Hufców Pracy (dalej LWK OHP) oraz informacje o przysługujących Państwu prawach.

Informacje na tej stronie nie są wiążące i mają na celu wyjaśnienie przysługujących Państwu praw w zakresie ochrony danych osobowych.

Administrator danych to podmiot decydujący o celach i sposobach ich przetwarzania. W niektórych przypadkach to przepisy prawa wskazują kto jest administratorem danych.

Administratorem danych przetwarzanych w Lubuskiej Wojewódzkiej Komendzie OHP oraz jej jednostkach organizacyjnych jest Komendant Wojewódzki OHP w Lubuskiej Wojewódzkiej Komendzie Ochotniczych Hufców Pracy (zwanej dalej LWK OHP) z siedzibą w Zielonej Górze przy ul. Zamenhofa 1, 65-186 Zielona Góra, z którym można kontaktować się:

·       listownie pisząc na adres: Lubuska Wojewódzka Komenda Ochotniczych Hufców Pracy, ul. Zamenhofa 1, 65-186 Zielona Góra;

·       mailowo pisząc na adres: lwk.zgora@ohp.pl.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem ochrony danych (IOD), który nadzoruje sferę przetwarzania danych osobowych. Funkcję IOD pełni Pani Izabela Gorwa. Z IOD można kontaktować się pod adresem e-mail: iodo.lubuska@ohp.pl bądź kierując korespondencję na adres: Lubuska Wojewódzka Komenda Ochotniczych Hufców Pracy, ul. Zamenhofa 1, 65-186 Zielona Góra z dopiskiem ,,Inspektor ochrony danych’’.

Główny cele przetwarzania danych osobowych w Lubuskiej Wojewódzkiej Komendzie Ochotniczych Hufców Pracy oraz podległych jej jednostkach organizacyjnych jest realizacji zadań wynikających z przepisów prawa oraz przepisów szczególnych. Szczegółowe informacje na temat celu i podstawy przetwarzania danych znajdą Państwo również w klauzulach informacyjnych kierowanych do poszczególnych kategorii osób, których dane przetwarzamy np.: uczestników OHP i ich opiekunów prawnych, osób których dane są przetwarzane w związku z refundacją wynagrodzeń, osób których dane są przetwarzane w związku z ubieganiem się o udzielenie zamówienia publicznego, kontrahentów i ich przedstawicieli oraz pracowników, osób korzystających z prowadzonej działalności komercyjnej, zleceniobiorców.

W każdym przypadku Administrator musi posiadać podstawę do przetwarzania Państwa danych, określoną w art. 6 ust.1 i art. 9 ust. 2 RODO.

Poniżej wskazujemy kilka istotnych ustaw i rozporządzeń, na podstawie których podejmujemy działania:

1.     Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1409 ze zm);

2.     Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 prawo oświatowe (t.j. Dz.U. 2020 poz. 910);

3.     Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie szczególnych zadań i organizacji Ochotniczych Hufców pracy (Dz.U. 2011 nr 155 poz. 920);

4.     Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie sposobu organizacji uzupełniania wykształcenia ogólnego młodzieży w Ochotniczych Hufcach Pracy oraz zdobywania przez nią kwalifikacji zawodowych (Dz.U. 2004 nr 262 poz. 2604);

5.     Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 czerwca 2014 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom (Dz. U. 2020 poz.1581);

które określają obowiązki prawne ciążące na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2  lit. c RODO).

Uzupełnienie powyższego wykazu stanowią zadania zlecone, dot. rządowych programów mających na celu np. rozwój zawodowy, .

Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, do czasu ustania celu ich przetwarzania. W większości wypadków będzie to czas określony kategorią archiwalną dokumentów, która jest ustalana przez Archiwa Państwowe na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym.

Szczegółowy okres przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe w LWK OHP określa ,,Jednolity rzeczowy wykaz akt’’.

Przykładamy szczególną wagę do ochrony Państwa prywatności. Odbiorcami Państwa danych mogą być:

1.     sąd, prokuratura, policja, Urząd Skarbowy, podmioty związane z obsługą sfery socjalnej (ZUS, PFRON, NFZ) - wyłącznie w przypadku gdy przepis prawa nakłada na nas obowiązek udostępnienia danych (np. przepisy dot. wymiaru sprawiedliwości, przepisy dot. administracji skarbowej, itd.);

2.     podmiotom, które wspierają nas w prowadzonej działalności np.:

- podmiotom wspierającym nas w zakresie usług informatycznych, programistycznych i serwisowych,

- podmiotowi świadczącemu obsługę w zakresie ochrony danych osobowych,

- dostawcy hostingu,

- podmiotom realizującym kursy i szkolenia na nasze zlecenie.

Dodatkowo, jeżeli wyrazicie Państwo zgodę na udostępnienie danych, udostępnimy je zgodnie z treścią tej zgody.

RODO daje osobom, których dane przetwarzamy, możliwość skorzystania z szeregu przysługujących im praw. Poniżej opisujemy te prawa, wyjaśniamy jak z nich skorzystać oraz wskazujemy przypadki, w których prawa te nie będą Państwu przysługiwały.

Prawo dostępu do swoich danych

Każda osoba, która zwróci się do LWK OHP bądź podległej jednostki organizacyjnej z takim żądaniem, otrzyma informację, czy Administrator przetwarza jej dane osobowe oraz dodatkowo informacje:

·       w jakim celu dane są przetwarzane przez Administratora;

·       jakie są kategorie tych danych;

·       informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;

·       planowany okres przechowywania danych osobowych lub kryteria ustalania tego okresu,

·       informacje o prawie do żądania od Administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych dotyczącego osoby, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, a także o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;

·       informacje o źródle/łach danych;

·       informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.

Mogą Państwo otrzymać również kopię Państwa danych. Pierwszą kopię danych otrzymają Państwo bezpłatnie, za każdą kolejną LWK OHP będzie mogła pobrać opłatę.

Ponieważ ilość przetwarzanych w LWK OHP danych jest bardzo duża, możemy poprosić Państwa o sprecyzowanie, których danych dotyczy Państwa wniosek. Jeżeli wyszukanie danych wymaga niewspółmiernie dużego wysiłku związanego z wyszukaniem danych osobowych, LWK OHP wezwie Państwa do udzielenia informacji pozwalających na wyszukanie tych danych.

LWK OHP nie przekaże Państwu powyższych informacji i danych, jeżeli przepisy prawa nakazują mu zachowanie tych danych w tajemnicy lub jeżeli ich udostępnienie wpływałoby niekorzystnie na prawa innych osób.

Informacje jak skorzystać z przysługującego Ci prawa zamieszczono <tutaj>.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Z prawa tego mogą Państwo skorzystać w następujących przypadkach:

·       jeżeli kwestionują Państwo prawidłowość danych – LWK OHP ograniczy przetwarzanie na okres, który pozwoli mu na sprawdzenie prawidłowości danych;

·       jeżeli LWK OHP przetwarzałaby dane z naruszeniem prawa powinna usunąć Państwa dane. Mogą Państwo w zamian zażądać ograniczenia ich przetwarzania;

·       jeżeli LWK OHP chciałaby usunąć Państwa dane, bo nie są jej one już potrzebne, mogą Państwo zażądać ograniczenia ich przetwarzania jeżeli są one potrzebne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W takim wypadku LWK OHP poprosi Państwa o wykazanie, że rzeczywiście są one potrzebne w takim celu osobie, której dane dotyczą;

·       jeżeli wniesiecie Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na interesie publicznym lub prawnie uzasadnionych interesach (informację o podstawie przetwarzania otrzymacie Państwo w czasie zbierania danych), do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie LWK OHP są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

Jeżeli przetwarzania zostanie ograniczone, LWK OHP nie będzie wykonywać na danych żadnych operacji i ograniczy się jedynie do przechowywania tych danych.  LWK OHP będzie mógł jednak wykonywać inne operacje jeżeli:

·       wyrazicie Państwo na to zgodę;

·       w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

·       dla ochrony praw innej osoby fizycznej;

·       z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.

Z prawa tego nie będą Państwo mogli skorzystać, jeżeli z innych przepisów wynika jego ograniczenie.

Informacje jak skorzystać z przysługującego Ci prawa zamieszczono <tutaj>.

Prawo do poprawienia lub uzupełnienia danych

Jeżeli Państwa dane są nieprawidłowe lub niepełne mają Państwo prawo do żądania ich poprawienia lub uzupełnienia.

Informacje jak skorzystać z przysługującego Ci prawa zamieszczono <tutaj>.

Prawo do usunięcia danych

Prawo to bywa nazywane również prawem do bycia zapomnianym. Prawo to przysługuje Państwu w następujących przypadkach:

1.      Dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub są w inny sposób przetwarzane.

Nasz komentarz: Proszę zauważyć, iż okres przechowywania dokumentacji w LWK OHP jest określony w ,,Jednolitym rzeczowym wykazie akt’’ i jesteśmy zobowiązani do usuwania dokumentacji po okresie czasu wskazanym w ww. dokumencie. Niezależnie od tego, czy zażądają Państwo usunięcia swoich danych, będą one zniszczone jeśli już nie jesteśmy zobowiązani do ich przechowywania.

2.      Osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opierało się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania.

Nasz komentarz: LWK OHP tylko w wyjątkowych przypadkach przetwarza dane na podstawie zgody, a jeżeli zostanie ona wycofana, powinna zaprzestać ich przetwarzania również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.

3.      Osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych:

a.   z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania jej danych osobowych, opartego na interesie publicznym lub prawnie uzasadnionych interesach i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania.

Nasz komentarz: Proszę zauważyć, iż LWK OHP przetwarza dane głównie na podstawie przepisów prawa, a wtedy podpkt a nie ma zastosowania. W bardzo rzadkich przypadkach przetwarzanie może być oparte na wykonywaniu zadania realizowanego w interesie publicznym.

4.      Dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Nasz komentarz: Proszę zauważyć, że w tym przypadku LWK OHP powinna usunąć Państwa dane również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.

5.      Dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator.

Nasz komentarz: Proszę zauważyć, że w tym przypadku LWK OHP powinna usunąć Państwa dane również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.

6.      Dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO.

Nasz komentarz: LWK OHP nie przetwarza  danych w takim celu.

Prawo to ma charakter uzupełniający i będą mogli Państwo z niego skorzystać w wypadkach, gdyby LWK OHP nie zrealizowała swojego obowiązku zaprzestania przetwarzania danych.

Informacje jak skorzystać z przysługującego Ci prawa zamieszczono <tutaj>.

Prawo do sprzeciwu

Prawo do sprzeciwu przysługuje Państwu tylko w wypadu gdy dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub lit. f RODO.

Art. 6 ust. 1 lit. e RODO jest podstawą przetwarzania, w przypadku gdy przetwarzanie to jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO jest podstawą przetwarzania, w przypadku gdy przetwarzanie to jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią (z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem).

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO nie ma zastosowania do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań.

Nasz komentarz: W większości przypadków, LWK OHP przetwarza dane w celu realizacji obowiązku prawnego, a nie na podstawie powyższych przesłanek. Jeżeli złożą Państwo sprzeciw w sytuacji, gdy prawo to Państwu nie przysługuje, LWK OHP poinformuje Państwa, że nie może uwzględnić sprzeciwu.

Prawo to może wnieść osoba ze względu na jej szczególną sytuację, dlatego jeżeli wyrazicie Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych, LWK OHP może poprosić o opisanie szczególnej sytuacji będącej podstawą tego sprzeciwu.

Informacje jak skorzystać z przysługującego Ci prawa zamieszczono <tutaj>.

Prawo do przeniesienia danych

Z prawa tego można skorzystać w odniesieniu do danych przetwarzanych w systemach informatycznych, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub na podstawie umowy. Prawo to dotyczy jedynie danych dostarczonych przez osobę lub zebranych od osoby.

Aktualnie LWK OHP bardzo rzadko przetwarza dane zebrane w ten sposób, w związku z tym, prawo to nie będzie przysługiwać większości osób.

 

Aby skorzystać z prawa do poprawienia lub uzupełnienia danych mogą Państwo zwrócić się do pracownika, który prowadzi Państwa sprawę.

Aby skorzystać z pozostałych praw, mogą Państwo:

1.      Zwrócić się do pracownika LWK OHP, który przekaże Państwa wniosek do odpowiedniej osoby.

Wniosek należy składać korzystając z wzoru wniosku dotyczącego realizacji praw osoby, której dane osobowe dotyczą, w przypadku przetwarzania prowadzonego przez LWK OHP.

W każdym wypadku mogą państwo złożyć wniosek drogą pocztową.

Jeżeli złożą Państwo wniosek za pośrednictwem poczty elektronicznej, LWK OHP będzie musiała najpierw potwierdzić Państwa tożsamość i może poprosić o złożenie wniosku inną drogą lub osobistą wizytę.

Administrator nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania, udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem dot. przysługujących mu praw.

W przypadkach, gdy Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody, może ona być w każdym momencie wycofana. W takim przypadku LWK OHP nie będzie mogła już dłużej przetwarzać Państwa danych, które były przetwarzane na podstawie tej zgody.

Wycofanie zgody nie wpłynie na wcześniejsze operacje przetwarzania. Przykładowo, jeżeli wyrazili Państwo zgodę na udostępnienie danych innej osobie, to wycofanie zgody nie wpłynie na dane, które zostały już udostępnione.

Po wycofaniu zgody, LWK OHP będzie nadal przetwarzała informację o wyrażeniu i odwołaniu zgody.

Informację o wycofaniu zgody mogą przekazać Państwo w analogiczny sposób w jaki uprzednio ją wyrazili.

Jeżeli uznacie Państwo te informacje za niewystarczające, możecie zwrócić się do Inspektora ochrony danych, który udzieli Państwu dodatkowych informacji lub skieruje do odpowiedniej osoby. Z Inspektorem ochrony danych można się skontaktować poprzez:

a.   pocztę elektroniczną:  iodo.lubuska@ohp.pl,

b.   listownie pisząc na adres LWK OHP w Zielonej Górze, z dopiskiem ,,Inspektor ochrony danych’’,

Podanie danych osobowych jest obowiązkowe w przypadku gdy jest wymogiem ustawowym bądź umownym.

W pozostałych przypadkach podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek brak danych może uniemożliwić nam podjęcie działania. 

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi, do organu nadzorczego, na niezgodne z RODO przetwarzanie Państwa danych osobowych przez LWH OHP. Organem właściwym do złożenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.