Ochrona danych osobowych i RODO
Z dniem
25 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać unijne rozporządzenie o ochrony
danych osobowych - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób
fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).
Ochrona Państwa
danych osobowych, to jeden z najważniejszych aspektów naszej pracy.
Poniżej przekazujemy ogólne wyjaśnienia dotyczące zasad przetwarzania Państwa
danych osobowych w Lubuskiej Wojewódzkiej Komendzie Ochotniczych Hufców Pracy
(dalej LWK OHP) oraz informacje o przysługujących Państwu prawach.
Informacje na tej
stronie nie są wiążące i mają na celu wyjaśnienie przysługujących Państwu praw
w zakresie ochrony danych osobowych.
Kto jest Administratorem danych?
Administrator danych to podmiot
decydujący o celach i sposobach ich przetwarzania. W niektórych przypadkach to
przepisy prawa wskazują kto jest administratorem danych.
Administratorem danych
przetwarzanych w Lubuskiej Wojewódzkiej Komendzie OHP oraz jej jednostkach
organizacyjnych jest Komendant Wojewódzki OHP w Lubuskiej Wojewódzkiej
Komendzie Ochotniczych Hufców Pracy (zwanej dalej LWK OHP) z siedzibą w
Zielonej Górze przy ul. Zamenhofa 1, 65-186 Zielona Góra, z którym można
kontaktować się:
· listownie pisząc
na adres: Lubuska Wojewódzka Komenda Ochotniczych Hufców Pracy, ul. Zamenhofa
1, 65-186 Zielona Góra;
· mailowo pisząc na
adres: lwk.zgora@ohp.pl.
Dane Inspektora ochrony danych
W sprawach związanych z ochroną
danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem ochrony danych (IOD),
który nadzoruje sferę przetwarzania danych osobowych. Funkcję IOD pełni Pani
Izabela Gorwa. Z IOD można kontaktować się pod adresem e-mail: iodo.lubuska@ohp.pl bądź kierując korespondencję na
adres: Lubuska Wojewódzka
Komenda Ochotniczych Hufców Pracy, ul. Zamenhofa 1, 65-186 Zielona Góra z dopiskiem ,,Inspektor ochrony
danych’’.
W jakim celu przetwarzamy państwa
dane osobowe?
Główny cele przetwarzania danych
osobowych w Lubuskiej Wojewódzkiej Komendzie Ochotniczych Hufców Pracy oraz podległych
jej jednostkach organizacyjnych jest realizacji zadań wynikających z przepisów prawa oraz przepisów
szczególnych. Szczegółowe informacje na temat celu i podstawy przetwarzania
danych znajdą Państwo również w klauzulach informacyjnych kierowanych do
poszczególnych kategorii osób, których dane przetwarzamy np.: uczestników OHP i
ich opiekunów prawnych, osób których dane są przetwarzane w związku z
refundacją wynagrodzeń, osób których dane są przetwarzane w związku z
ubieganiem się o udzielenie zamówienia publicznego, kontrahentów i ich
przedstawicieli oraz pracowników, osób korzystających z prowadzonej
działalności komercyjnej, zleceniobiorców.
W każdym przypadku Administrator musi
posiadać podstawę do przetwarzania Państwa danych, określoną w art. 6 ust.1 i
art. 9 ust. 2 RODO.
Poniżej wskazujemy kilka istotnych
ustaw i rozporządzeń, na podstawie których podejmujemy działania:
1.
Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i
instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1409 ze zm);
2.
Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 prawo oświatowe (t.j. Dz.U.
2020 poz. 910);
3.
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
22 lipca 2011 r. w sprawie szczególnych zadań i organizacji Ochotniczych Hufców
pracy (Dz.U. 2011 nr 155 poz. 920);
4.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2004 r. w
sprawie sposobu organizacji uzupełniania wykształcenia ogólnego młodzieży w Ochotniczych
Hufcach Pracy oraz zdobywania przez nią kwalifikacji zawodowych (Dz.U. 2004 nr
262 poz. 2604);
5.
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
25 czerwca 2014 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń
wypłacanych młodocianym pracownikom (Dz. U. 2020 poz.1581);
które określają obowiązki prawne ciążące na administratorze
(art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2
lit. c RODO).
Uzupełnienie
powyższego wykazu stanowią zadania zlecone, dot. rządowych programów mających
na celu np. rozwój zawodowy, .
Jak długo będziemy przechowywać
dane?
Państwa dane
osobowe będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, do czasu ustania celu ich przetwarzania. W większości wypadków będzie to
czas określony kategorią archiwalną dokumentów, która jest ustalana przez
Archiwa Państwowe na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym.
Szczegółowy okres
przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe w LWK OHP określa ,,Jednolity
rzeczowy wykaz akt’’.
Komu możemy ujawnić dane?
Przykładamy
szczególną wagę do ochrony Państwa prywatności. Odbiorcami Państwa danych mogą
być:
1.
sąd, prokuratura, policja, Urząd Skarbowy, podmioty
związane z obsługą sfery socjalnej (ZUS, PFRON, NFZ) - wyłącznie w przypadku
gdy przepis prawa nakłada na nas obowiązek udostępnienia danych (np. przepisy
dot. wymiaru sprawiedliwości, przepisy dot. administracji skarbowej, itd.);
2.
podmiotom, które wspierają nas w prowadzonej działalności np.:
- podmiotom
wspierającym nas w zakresie usług informatycznych, programistycznych i
serwisowych,
- podmiotowi
świadczącemu obsługę w zakresie ochrony danych osobowych,
- dostawcy
hostingu,
- podmiotom
realizującym kursy i szkolenia na nasze zlecenie.
Dodatkowo, jeżeli
wyrazicie Państwo zgodę na udostępnienie danych, udostępnimy je zgodnie z
treścią tej zgody.
Jakie prawa przysługują osobom,
których dane przetwarzamy
RODO daje
osobom, których dane przetwarzamy, możliwość skorzystania z szeregu
przysługujących im praw. Poniżej opisujemy te prawa, wyjaśniamy jak z nich
skorzystać oraz wskazujemy przypadki, w których prawa te nie będą Państwu przysługiwały.
Każda osoba, która
zwróci się do LWK OHP bądź podległej jednostki organizacyjnej z takim żądaniem,
otrzyma informację, czy Administrator przetwarza jej dane osobowe oraz
dodatkowo informacje:
· w jakim celu dane są
przetwarzane przez Administratora;
· jakie są kategorie
tych danych;
· informacje o
odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
· planowany okres
przechowywania danych osobowych lub kryteria ustalania tego okresu,
· informacje o
prawie do żądania od Administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia
przetwarzania danych osobowych dotyczącego osoby, której dane dotyczą, oraz do
wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, a także o prawie wniesienia
skargi do organu nadzorczego;
· informacje o
źródle/łach danych;
· informacje o
zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.
Mogą Państwo otrzymać również kopię Państwa
danych. Pierwszą kopię danych otrzymają Państwo bezpłatnie, za każdą kolejną LWK
OHP będzie mogła pobrać opłatę.
Ponieważ ilość
przetwarzanych w LWK OHP danych jest bardzo duża, możemy poprosić Państwa o
sprecyzowanie, których danych dotyczy Państwa wniosek. Jeżeli wyszukanie danych
wymaga niewspółmiernie dużego wysiłku związanego z wyszukaniem danych
osobowych, LWK OHP wezwie Państwa do udzielenia informacji pozwalających na
wyszukanie tych danych.
LWK OHP nie przekaże
Państwu powyższych informacji i danych, jeżeli przepisy prawa nakazują mu
zachowanie tych danych w tajemnicy lub jeżeli ich udostępnienie wpływałoby
niekorzystnie na prawa innych osób.
Informacje jak skorzystać z przysługującego Ci prawa zamieszczono
<tutaj>.
Z prawa tego mogą
Państwo skorzystać w następujących przypadkach:
· jeżeli kwestionują
Państwo prawidłowość danych – LWK OHP ograniczy przetwarzanie na okres, który
pozwoli mu na sprawdzenie prawidłowości danych;
· jeżeli LWK OHP przetwarzałaby
dane z naruszeniem prawa powinna usunąć Państwa dane. Mogą Państwo w zamian
zażądać ograniczenia ich przetwarzania;
· jeżeli LWK OHP chciałaby
usunąć Państwa dane, bo nie są jej one już potrzebne, mogą Państwo zażądać
ograniczenia ich przetwarzania jeżeli są one potrzebne Państwu do ustalenia,
dochodzenia lub obrony roszczeń. W takim wypadku LWK OHP poprosi Państwa o
wykazanie, że rzeczywiście są one potrzebne w takim celu osobie, której dane
dotyczą;
· jeżeli wniesiecie
Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na interesie publicznym
lub prawnie uzasadnionych interesach (informację o podstawie przetwarzania
otrzymacie Państwo w czasie zbierania danych), do czasu stwierdzenia, czy
prawnie uzasadnione podstawy po stronie LWK OHP są nadrzędne wobec podstaw
sprzeciwu.
Jeżeli
przetwarzania zostanie ograniczone, LWK OHP nie będzie wykonywać na danych
żadnych operacji i ograniczy się jedynie do przechowywania tych danych. LWK
OHP będzie mógł jednak wykonywać inne operacje jeżeli:
· wyrazicie Państwo
na to zgodę;
· w celu ustalenia, dochodzenia
lub obrony roszczeń;
· dla ochrony praw
innej osoby fizycznej;
· z uwagi na ważne
względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.
Z prawa tego nie będą Państwo mogli skorzystać,
jeżeli z innych przepisów wynika jego ograniczenie.
Informacje jak skorzystać z przysługującego Ci prawa
zamieszczono <tutaj>.
Jeżeli Państwa
dane są nieprawidłowe lub niepełne mają Państwo prawo do żądania ich
poprawienia lub uzupełnienia.
Informacje jak skorzystać z przysługującego Ci prawa
zamieszczono <tutaj>.
Prawo to bywa
nazywane również prawem do bycia zapomnianym. Prawo to przysługuje Państwu w
następujących przypadkach:
1.
Dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których
zostały zebrane lub są w inny sposób przetwarzane.
Nasz komentarz: Proszę
zauważyć, iż okres przechowywania dokumentacji w LWK OHP jest określony w ,,Jednolitym
rzeczowym wykazie akt’’ i jesteśmy zobowiązani do usuwania dokumentacji po
okresie czasu wskazanym w ww. dokumencie. Niezależnie od tego, czy zażądają
Państwo usunięcia swoich danych, będą one zniszczone jeśli już nie jesteśmy
zobowiązani do ich przechowywania.
2.
Osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której
opierało się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania.
Nasz komentarz: LWK
OHP tylko w wyjątkowych przypadkach przetwarza dane na podstawie zgody, a
jeżeli zostanie ona wycofana, powinna zaprzestać ich przetwarzania również,
jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
3.
Osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec
przetwarzania dotyczących jej danych osobowych:
a.
z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec
przetwarzania jej danych osobowych, opartego na interesie publicznym lub
prawnie uzasadnionych interesach i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione
podstawy przetwarzania.
Nasz komentarz: Proszę
zauważyć, iż LWK OHP przetwarza dane głównie na podstawie przepisów prawa, a
wtedy podpkt a nie ma zastosowania. W bardzo rzadkich przypadkach przetwarzanie
może być oparte na wykonywaniu zadania realizowanego w interesie publicznym.
4.
Dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.
Nasz komentarz: Proszę
zauważyć, że w tym przypadku LWK OHP powinna usunąć Państwa dane również,
jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
5.
Dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z
obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego,
któremu podlega Administrator.
Nasz komentarz: Proszę
zauważyć, że w tym przypadku LWK OHP powinna usunąć Państwa dane również,
jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
6.
Dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług
społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO.
Nasz komentarz: LWK
OHP nie przetwarza danych w takim celu.
Prawo to ma charakter uzupełniający i będą
mogli Państwo z niego skorzystać w wypadkach, gdyby LWK OHP nie zrealizowała
swojego obowiązku zaprzestania przetwarzania danych.
Informacje jak skorzystać z przysługującego Ci prawa
zamieszczono <tutaj>.
Prawo do sprzeciwu
przysługuje Państwu tylko w wypadu gdy dane są przetwarzane na podstawie art. 6
ust. 1 lit. e lub lit. f RODO.
Art. 6 ust. 1 lit.
e RODO jest podstawą przetwarzania, w przypadku gdy przetwarzanie to jest niezbędne
do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach
sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi
Art. 6 ust. 1 lit.
f RODO jest podstawą przetwarzania, w przypadku gdy przetwarzanie to jest niezbędne
do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora
lub przez stronę trzecią (z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter
wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby,
której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy
osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem).
Art. 6 ust. 1 lit.
f RODO nie ma zastosowania do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne
w ramach realizacji swoich zadań.
Nasz komentarz: W
większości przypadków, LWK OHP przetwarza dane w celu realizacji obowiązku
prawnego, a nie na podstawie powyższych przesłanek. Jeżeli złożą Państwo
sprzeciw w sytuacji, gdy prawo to Państwu nie przysługuje, LWK OHP poinformuje
Państwa, że nie może uwzględnić sprzeciwu.
Prawo to może
wnieść osoba ze względu na jej szczególną sytuację, dlatego jeżeli wyrazicie
Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych, LWK OHP może poprosić o opisanie
szczególnej sytuacji będącej podstawą tego sprzeciwu.
Informacje jak skorzystać z przysługującego Ci prawa
zamieszczono <tutaj>.
Z prawa tego można
skorzystać w odniesieniu do danych przetwarzanych w systemach informatycznych,
jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub
na podstawie umowy. Prawo to dotyczy jedynie danych dostarczonych przez osobę
lub zebranych od osoby.
Aktualnie LWK OHP
bardzo rzadko przetwarza dane zebrane w ten sposób, w związku z tym, prawo to
nie będzie przysługiwać większości osób.
Aby skorzystać z
prawa do poprawienia lub uzupełnienia danych mogą Państwo zwrócić się do
pracownika, który prowadzi Państwa sprawę.
Aby skorzystać z
pozostałych praw, mogą Państwo:
1.
Zwrócić się do pracownika LWK OHP, który przekaże Państwa
wniosek do odpowiedniej osoby.
Wniosek należy
składać korzystając z wzoru wniosku dotyczącego realizacji praw
osoby, której dane osobowe dotyczą, w przypadku przetwarzania prowadzonego przez
LWK OHP.
W każdym wypadku
mogą państwo złożyć wniosek drogą pocztową.
Jeżeli złożą
Państwo wniosek za pośrednictwem poczty elektronicznej, LWK OHP będzie musiała
najpierw potwierdzić Państwa tożsamość i może poprosić o złożenie wniosku inną
drogą lub osobistą wizytę.
Administrator nie
później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania, udziela osobie, której
dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem dot.
przysługujących mu praw.
Wycofanie zgody
W przypadkach, gdy
Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody, może ona być w każdym momencie
wycofana. W takim przypadku LWK OHP nie będzie mogła już dłużej przetwarzać
Państwa danych, które były przetwarzane na podstawie tej zgody.
Wycofanie zgody nie
wpłynie na wcześniejsze operacje przetwarzania. Przykładowo, jeżeli wyrazili
Państwo zgodę na udostępnienie danych innej osobie, to wycofanie zgody nie
wpłynie na dane, które zostały już udostępnione.
Po wycofaniu
zgody, LWK OHP będzie nadal przetwarzała informację o wyrażeniu i odwołaniu
zgody.
Informację o
wycofaniu zgody mogą przekazać Państwo w analogiczny sposób w jaki uprzednio ją
wyrazili.
Gdzie uzyskają państwo dodatkowe
informacje
Jeżeli uznacie Państwo te informacje za
niewystarczające, możecie zwrócić się do Inspektora ochrony danych, który
udzieli Państwu dodatkowych informacji lub skieruje do odpowiedniej osoby. Z
Inspektorem ochrony danych można się skontaktować poprzez:
a.
pocztę elektroniczną: iodo.lubuska@ohp.pl,
b.
listownie pisząc na adres LWK OHP w Zielonej Górze, z
dopiskiem ,,Inspektor ochrony danych’’,
Kiedy podanie danych osobowych jest
obowiązkowe?
Podanie danych
osobowych jest obowiązkowe w przypadku gdy jest wymogiem ustawowym bądź
umownym.
W pozostałych
przypadkach podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek brak danych może
uniemożliwić nam podjęcie działania.
Prawo do złożenia skargi
Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi, do organu nadzorczego, na niezgodne z RODO przetwarzanie Państwa danych osobowych przez LWH OHP. Organem właściwym do złożenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Ta strona używa plików cookies. Jeżeli nie zezwalasz na ciasteczka monitorujące ruch, wybierz odpowiednie ustawienia w swojej przeglądarce.
zamknij x