Rejestracja, ewidencja oraz archiwizacja spraw dokonywana jest stosownie do Instrukcji Kancelaryjnej i Archiwalnej Lubuskiej WK OHP. Dane zawarte w rejestrach mogą być udostępniane na wniosek osoby będącej stroną postępowania zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.; tekst pierwotny ogłoszony w Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173)